3 tecniche per la gestione del tempo

Il tempo, si sa, è la risorsa più importante che abbiamo: non lo possediamo ma si può sfruttare meglio imparando a gestirlo in modo efficace.

Ricordiamoci sempre che ogni miglioramento richiede a sua volta del tempo, e che è giusto concederselo.

Che cos'è il time management

Il time management è una disciplina di pianificazione e controllo per ottimizzare la gestione del tempo e aumentare la produttività, l'efficienza e l'efficacia dei processi operativi.

Viviamo in un'epoca in cui la soglia di attenzione è molto bassa (si parla di una media di 9 secondi!) e le fonti di distrazione sempre in agguato.
Ottimizzare attraverso tecniche e strumenti è sicuramente d'aiuto alla produttività, è riuscire a fare meglio.
Per migliorare la gestione del tempo esistono tecniche di time management efficaci e collaudate: questi metodi possono aiutarvi a completare più attività, limitare le distrazioni e migliorare l'efficienza in quello che dovete e/o volete fare.

1. LA MATRICE DI EISENHOWER 
"Ciò che è importante è raramente urgente. Ciò che è urgente è raramente importante."

Per ottimizzare la gestione del tempo e aiutarvi a decidere cosa è importante e cosa no, la Matrice di Eisenhower vi chiede di suddividere in quattro quadranti la vostra to do list:

Quadrante 1 - Importante/Urgente: attività e compiti importanti da completare al più presto e che non possono essere delegati.
Quadrante 2 – Importante/Non urgente: attività e compiti importanti ma che possono essere pianificati o posticipati.
Quadrante 3 – Non importante/Urgente: attività e compiti urgenti che possono essere delegati.
Quadrante 4 – Non importante/Non urgente: attività e compiti superflui da eliminare.

Tra le tecniche di time management per la gestione del tempo, la Matrice di Eisenhower è molto efficace per definire le priorità e identificare tutte quelle attività superflue che rubano tempo prezioso.
Questo ci permette di visualizzare come meglio suddividere il proprio tempo gestendolo quindi meglio.
[questa è la mia tecnica preferita]

2. PRINCIPIO DI PARETO
Il principio di Pareto, conosciuto anche come regola 80/20, afferma che l'80% dei risultati può essere ottenuto completando il 20% delle attività.

Applicato al time management, questo metodo consiste nel concentrarsi sulle attività che portano maggiori risultati, accantonando o eliminando quelle che non contribuiscono in egual misura.
[Sinceramente io mi ci trovo meno bene, ma il bello è che siamo tutti diversi.]


3. LA TECNICA DEL POMODORO
La tecnica del Pomodoro consiste nel suddividere il tempo in blocchi (detti pomodori) e inserire delle pause tra loro.
La tecnica classica prevede che si lavori per 25 minuti e si faccia pausa per 5 minuti. Dopo 4 blocchi (o pomodori) da 25 minuti è consigliabile prendere una pausa più lunga, da 15 a 30 minuti.
Durante le pause, alzatevi dalla sedia, bevete un po’ d’acqua, fate stretching insomma staccate per ricaricarvi e tornare più freschi alla scrivania.

Essenzialmente, la tecnica del Pomodoro consiste nell'alternare un tot di minuti dedicati al lavoro e un tot di minuti di pausa.

Ecco qualche consiglio extra per gestire il tempo sfruttando la tecnica del Pomodoro:

• Monitorare quanti pomodori vi servono per completare un'attività specifica o ricorrente e migliorate la pianificazione;
• Durante i blocchi di lavoro, limitate al massimo le distrazioni: silenziate il telefono, e se questo non basta mettetelo nel cassetto o lontano dalla postazione di lavoro;
• Sperimentate con i blocchi di lavoro, ad esempio lavorando per 50 minuti e prendendovi delle pause da 15 minuti, per capire cosa funziona meglio per voi;
• Sfruttare al meglio ogni blocco di lavoro scrivendo una lista delle cose da fare e cercate di completarle tutte entro il tempo stabilito.

Questo metodo di time management è molto utile per combattere la procrastinazione e portare a termine il lavoro da fare nel minor tempo possibile.
Sapersi prendere del tempo off è fondamentale non solo per un benessere psicofisico ma anche perchè permette di focalizzarsi meglio quando si torna sul pezzo.
Provare per credere!

Sii smart
Alla base di ogni gestione del tempo quindi ci deve essere la capacità di identificare i propri obiettivi e di definirli con il metodo Smart per verificarne la fattibilità (leggi questo post a riguardo).

Non esiste time management per obiettivi impossibili.
Se ben pianificati non esistono obiettivi impossibili.