Guida al planning

Il planning è strategia. Ha dei vantaggi indiscutibili e, per quanto il come si fa planning sia estremamente personale, possiamo dire che le principali ragioni per cui è importante sono:

  1. Ti mantiene concentrato sui tuoi obiettivi e ne traccia la direzione.
  2. Ti aiuta a identificare i compiti (task) che devi svolgere per raggiungere i tuoi obiettivi.
  3. Aiuta ad avere un quadro più ampio e soprattutto mantiene il focus anche in caso di battute d'arresto.
  4. Ti aiuta a misurare i tuoi progressi e ti insegna sempre qualcosa di nuovo su te stesso.
  5. E' il metodo migliore per essere più efficienti e produttivi senza dimenticarci di noi.

Per poter partire con il piede giusto a pianificare il nuovo anno bisogna prendersi del tempo per riflettere sui traguardi raggiunti e su quello che non ha funzionato. Non mi riferisco a fattori fuori dal nostro controllo, che sono stati i protagonisti dell'anno appena passato e che lo renderanno difficile da dimenticare, ma di come abbiamo affrontato i nostri obiettivi, le nostre intenzioni e come abbiamo risposto alle difficoltà esterne.

Inizia con il porti 2-3 grandi obiettivi, il cosiddetto BHAG, per il 2021.
BHAG sta per "Big Hairy Audacious Goals". Sono quegli obiettivi ambiziosi e difficili da raggiungere che possono richiedere mesi, persino anni.
E' proprio per questo che sono importanti, sono obiettivi stimolanti, sono il motore delle nostre vite, sono parte integrante del nostro sviluppo personale e della nostra crescita.

Una volta definiti i tuoi grandi obbiettivi scomponili in step.

Ogni step diventa un obiettivo più piccolo che dovrebbe portarti un passo più vicino al tuo BHAG e dovrebbe costruire il percorso da percorrere per raggiungerlo.

Gli obiettivi dovrebbero essere sempre SMART:
- Specific (specifici)
- Measurable (misurabili)
- Attainable (raggiungibili)
- Relevant (pertinenti)
- Time Based (temporalmente attendibili)

Quando avrai suddiviso tutto in pezzetti fattibili, vedrai ognuno di loro connettersi naturalmente insieme in una linea continua che porta al tuo obiettivo finale. Non solo sarà più facile da monitorare, ma renderà la gestione delle attività, degli impegni e delle priorità molto più efficace.

A questo punto fai un elenco di abitudini positive quotidiane che puoi instaurare, che possono aiutarti a raggiungere ogni step che ti sei prefissato.
Queste potrebbero essere attività come scrivere una lista di cose da fare quando ti svegli, dedicare qualche minuto ogni sera a monitorare i tuoi progressi nella giornata, tenere traccia delle cose che funzionano e che ci danno soddisfazione e altre piccole azioni che ti fanno stare bene e che quindi contribuiscono a raggiungere il tuo obiettivo.
Per raggiungere il proprio grande obiettivo si deve cercare di fare meglio. Fare è sempre legato alle nostre possibilità reali. Non ci si deve colpevolizzare o abbattere ma imparare di più anche su di noi. Per esempio se noti che non completi mai la tua lista di cose da fare quotidiane riduci la quantità per renderla più fattibile.

Per mantenere l'impegno e la coerenza con i tuoi obiettivi ci vogliono gli strumenti giusti.
Il più importante sei tu.
Ci sono poi molti prodotti di cartoleria che possono aiutarti nella tua organizzazione, e non essendoci cosa più personale della pianificazione devi pensare alle tue esigenze e a cosa ti serve davvero.

Provo a darti qualche idea:

AGENDA DATATA

E' la soluzione più semplice, la più classica.
Permette di annotare tutti gli appuntamenti e di pianificare anche più lontano nel tempo.
Il nostro consiglio è sceglierne una che possa essere sempre con te e con spazio per annotazioni (non c'è mai un appuntamento che non richieda qualche cosa da ricordarsi o riflessione da fare).
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PLANNER GIORNALIERO

Questo ad esempio è quello che utilizzo anch'io. Il non datato permette di cominciare, mettere in pausa e riprendere senza sprecare pagine.
Le agende o planner giornalieri sono spesso molto grandi e meno pratici da portare sempre con sé. Per questo sono utilissimi sulla propria scrivania, magari abbinati ad una versione pocket, settimanale o mensile, da portare in borsa e su cui riportare in maniera sintetica gli appuntamenti importanti.
Il daily planner che ti consigliamo è ideale se hai bisogno di un programma verticale per gli impegni dalle 7:00 alle 20:00, una to do list, un riquadro per le priorità e un'area per appunti e schizzi.
La carta poi è un piacere e circondarsi di cose belle sappiamo che aiuta molto il nostro umore e di conseguenza la nostra produttività.

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PLANNER SETTIMANALE

Se non necessiti di tanto spazio giornaliero puoi optare per un planner settimanale, il nostro consiglio è sempre sceglierlo con spazio per annotazioni e to do list, perchè nessuna settimana è uguale all'altra e possiamo renderci conto di quello che c'è da migliorare solo facendo.
I nuovi Even Weekly Journal di Notem sono così, c'è lo spazio per l'organizzazione settimanale a sinistra e spazio note a destra. Ci sono poi alcune pagine per un planning giornaliero perchè sappiamo bene che ci sono giorni più pieni di altri. Al fondo si trovano le pagine task, sono l'ideale per tenere traccia di tutto quello che si deve fare ed averne una visione d'insieme.
La versione Large di Even inoltre ha anche sezioni dedicate proprio agli obiettivi a lungo termine e lo spazio per suddividerli come ti abbiamo consigliato di fare.

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PLANNER MENSILE

Questo è sinonimo di sintesi ma al tempo stesso di quadro completo. Vedere il mese nella sua interezza è importante, aiuta a non farsi trovare impreparati e a portare a termine i propri compiti.
Il planner mensile aiuta la pianificazione ad esempio di un canale social, di un programma di fitness, di un obiettivo personale che richiede impegno quotidiano ma visione d'insieme.
Personalmente è quello che porto sempre con me perchè riporto le date importanti e gli impegni da non dimenticare.

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DESK PLANNER

Questo è uno degli strumenti più utili che puoi iniziare ad usare per visualizzare gli step da fare.
Rimane sempre sulla tua scrivania, aiuta ad avere in un colpo d'occhio la visione della settimana, una volta conclusa poi puoi semplicemente strappare via il foglio e ricominciare.
La versione giornaliera è utilissima anche per strutturare in maniera più organizzata i vari orari della giornata e definire le priorità giorno per giorno.
Dedicare tempo prima di cominciare la giornata a riflettere e trascrivere le singole attività, magari differenziate per priorità, aiuta sempre moltissimo ed è il modo migliore per iniziare.
Come sempre scegli il desk planner in funzione del tuo stile, fai in modo che renda più bella la tua scrivania!

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TO DO LIST

Ecco, io non potrei farne a meno.
In versione blocco note sono l'ideale per crearle quando serve, per strapparle e tenerle nell’agenda se necessario, per eliminare una volta che la lista è stata completata.
Inoltre sono perfette come lista della spesa!

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Vi ricordo che fare planning non si riferisce solo all'ambito lavorativo, è importantissimo pianificare anche i propri progetti personali, i propri sogni per farli diventare realtà.

Se vi va parliamone insieme, fatemi sapere cosa e' importante per voi, come fate planning e cosa avete imparato facendolo!
Cecilia

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